Une astuce de gain de temps en réunion virtuelle !

Ce post s’adresse à tous les organisateurs de réunions virtuelles. Vos réunions s’enchainent avec plus ou moins de bonheur ? Avec le besoin croissant de résumer les discussions car vous n’avez malheureusement plus les rencontres fortuites dans les couloirs qui faisaient avancer les projets ? 

Je viens de tester le compte rendu virtuel partagé avec un groupe de travail très productif en paroles…et un peu moins en actions. 10 min avant la fin de la réunion virtuelle, j’ai lancé une application de post-it virtuels (wooclap) en demandant à chacun de lister en silence avec leur smartphone: 

• les grandes décisions prises pendant la réunion
• les actions sur lesquelles chacun s’engageait concrètement et comment
• les 2 points que chacun souhaitaient voir aborder lors de la prochaine réunion et pourquoi…

Résultats étonnants pour l’équipe qui a réalisé à quel point elle était peu alignée malgré les longues discussions de clarification. Le même process a été utilisé sur plusieurs réunions avec des bénéfices importants 

• Plus grande responsabilisation de chacun avec des actions plus suivies
• Gain de temps énorme : les réunions sont plus constructives et focalisées sur l’essentiel. Et quel bonheur pour le chef de projet, qui voit son Compte-Rendu construit et envoyé d’emblée avec la fonction exportation du logiciel.

Personnellement, je pense que je continuerai à utiliser cette technique virtuelle même en présentiel quand on pourra enfin se retrouver. Parce que l’on aura toujours nos smartphones et un besoin de gain de temps tout en responsabilisant les équipes!